Klachtenreglement

 
 
 
Artikel 1 – Algemene bepalingen

In dit reglement wordt onder de hierna aangegeven begrippen het volgende verstaan:

  • Klacht              Een uiting van ontevredenheid.
  • Klant       De persoon jegens wie de gedraging dan wel uitlating, als omschreven in artikel 2 van dit reglement, heeft plaatsgevonden.
  • Medewerker         De medewerker van MEERbaan waartegen de klacht is ingediend. Onder medewerker worden mede verstaan derden die in opdracht van
    MEERbaan werkzaamheden ten behoeve van klanten van MEERbaan hebben verricht.
  • Behandelaar          De direct leidinggevende van de medewerker van MEERbaan waartegen de klacht is ingediend
Artikel 2 – Uiteenzetting klachtenprocedure aan cliënt

De klant wordt in bij het eerste gesprek met MEERbaan verwezen naar de link met schriftelijke informatie over hoe te handelen in geval van een klacht. De schriftelijke informatie is samengevat in het “Klachtenreglement MEERbaan” en is onder andere gepubliceerd op de website www.meerbaan.nl.  In het klachtenreglement is beschreven hoe het proces verloopt rondom een klacht.

Artikel 3 – Indiening van een klacht

De klant heeft het recht om over de wijze waarop medewerkers van MEERbaan, zich bij de uitoefening van hun werkzaamheden jegens hem of haar hebben gedragen dan wel uitgelaten, een klacht in te dienen bij MEERbaan. 

Artikel 4
  • Een klacht kan schriftelijk of mondeling bij MEERbaan worden ingediend.

Per post:       MEERbaan, Nieuwe Kazernelaan 2-D5, 6711 JC Ede.

Digitaal:       marcel@meerbaan.nl

  • Voor behandeling van een klacht zijn de volgende gegevens noodzakelijk:
  • De naam en het adres van de klant;
  • De naam van de medewerker op wiens gedraging dan wel uitlating de klacht betrekking heeft;
  • De datum waarop de gedraging dan wel uitlating waarop de klacht betrekking heeft, heeft plaatsgevonden;
  • Een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft;
  • De klant kan zich laten bijstaan of door een gemachtigde laten vertegenwoordigen.
Artikel 5 – Ontvangst en vastleggen klacht 
  • Ontvangst van de ingediende klacht wordt schriftelijk binnen een week bevestigd aan de klant.
  • De ontvangstbevestiging bevat:
  • De datum waarop de gedraging dan wel uitlating waarop de klacht betrekking heeft, heeft plaatsgevonden;
  • Een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft;
  • Een beschrijving van het verloop van de klachtprocedure en de vermelding van de naam van de klachtbehandelaar tot wie de betrokkene zich desgewenst kan wenden.
Artikel 6 – Wijze van behandeling
  • De behandeling van de klacht geschiedt door de leidinggevende van de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, mits deze bij de gedragingen niet betrokken is geweest. In geval van (mede) betrokkenheid van de leidinggevende wordt de klacht behandeld door de directie van MEERbaan.
  • MEERbaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien:
  • Zij betrekking heeft op een gedraging waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van dit reglement is afgehandeld;
  • Zij betrekking heeft op een gedraging die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
  • Van het niet in behandeling nemen van een klacht wordt de betrokkene zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen drie (3) weken na indiening van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 7

Aan de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van de klacht alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.

Artikel 8
  • MEERbaan stelt de klant en de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.
  • Van het horen wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Het verslag wordt aan de klant en de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, toegezonden. 
Artikel 9
  • MEERbaan handelt de klacht af binnen vier (4) weken na indiening.
  • MEERbaan kan de afhandeling van de klacht voor ten hoogste vier weken verlengen. Van de verlenging wordt schriftelijk en gemotiveerd mededeling gedaan aan de betrokkene.
Artikel 10

MEERbaan stelt de klant schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de beslissing op de klacht, alsmede van de eventuele genomen maatregelen die daaraan verbonden zijn of zullen worden.

Artikel 11 – Registratie
  • MEERbaan draagt zorg voor een registratie van de behandelde klachten. Deze registratie bevat het aantal ingediende klachten, de aard van de ingediende klachten alsmede van de naar aanleiding van de ingediende klachten getroffen maatregelen
  • MEERbaan zendt periodiek opdrachtgevers de voor hen relevante registratie van de behandelde klachten.